就業規則の読み方・活かし方　パートタイム社員編�A

第2章　採用

今回取り上げる労務問題

• 「マイナンバーを会社に教えるのは怖いです」──提出書類をめぐるトラブルとマイナンバー提示拒否

• 「試用期間を延長するって、いきなり言われても……」──試用期間延長における協議不足と14日ルールの落とし穴

はじめに

第2章「採用」では、パート社員の入社手続きにまつわる2つのトラブルを取り上げます。1つ目は、マイナンバーの提示を拒否された場合の対応です。就業規則の「拒むことはできない」という規定と、マイナンバー法の建付けとの関係を整理し、実務上の段階的な対応手順を解説します。2つ目は、試用期間の延長をめぐるトラブルです。無期パートにのみ試用期間が適用される点、延長に必要な「本人との協議」の具体的な進め方、そして現場で誤解されやすい14日ルール（解雇予告除外）の正しい理解について確認します。

今回も、株式会社あっぱれ商事の画猫さんと江尾社労士の対話を通じて、就業規則の読み方と活かし方を学んでいきましょう。

登場人物

江尾社労士：社会保険労務士として20年以上のキャリアを持つベテラン。

画猫さん：株式会社あっぱれ商事の人事部総務課に所属して3年目。

トラブル1：「マイナンバーを会社に教えるのは怖いです」──提出書類をめぐるトラブルとマイナンバー提示拒否

沖縄では、冬の終わりから梅雨入り前までの穏やかな季節を「うりずん」と呼ぶ。「潤い初め」が語源とされ、大地が水分を蓄えて万物が芽吹く、一年でもっとも過ごしやすい時期だ。那覇市内ではカンヒザクラの花がぽとりぽとりと落ち終わり、代わりにブーゲンビレアがブロック塀を越えて鮮やかな赤紫の花を溢れさせている。うりずんの風に乗って潮の香りが内陸まで届く頃、あっぱれ商事では新年度に向けたパート社員の採用がピークを迎える。人事部総務課の画猫さんは毎年この時期、入社書類のファイルを抱えて走り回ることになる。

画猫さん：「先生、新しく入社したパート社員のEさんのことでご相談です。入社時の提出書類一式をお渡ししたのですが、ほとんどの書類は出してくれたものの、マイナンバーだけは『個人情報が漏れたら怖い。会社に教えたくない』と言って、どうしても提示してくれないのです。もう入社から2週間が経ってしまって、雇用保険の届出期限も迫っています」

江尾社労士：「マイナンバーの提示拒否、制度が始まった頃に比べるとだいぶ減ってきましたが、まだ一定数いらっしゃいますね。不安に感じるのは自然なことですから、まず第3条を順番に確認していきましょう。第3条第2項には、採用にあたって提出すべき書類が列挙されています。履歴書、健康診断書、源泉徴収票、雇用保険被保険者番号がわかる資料と基礎年金番号がわかる資料、そしてその他会社が必要と認めたもの。これが採用時に必要な書類の全体像です」

画猫さん：「はい。Eさんは履歴書と源泉徴収票は出してくれました。健康診断書は対象外で、雇用保険の資料も前職がないので不要でした。問題はマイナンバーだけなのです」

江尾社労士：「マイナンバーについては、第3条第2項の提出書類リストとは別に、第3条第3項に独立した規定が設けられています。ここがポイントです。第3項をよく読んでみてください。まず冒頭に『社会保障・税番号制度に関する法令に則り』とあり、マイナンバーの取り扱いが法律──いわゆるマイナンバー法──に基づくものであることが明示されています。そして、利用場面として雇用保険および社会保険の届出事務、年末調整事務、源泉徴収票および給与支払報告書の作成事務が列挙されています。最後に『パート社員はこれを拒むことはできない』という文言がある」

画猫さん：「『拒むことはできない』──かなり強い表現ですよね。でもEさんは現に拒んでいるわけで……。この規定に違反しているということで、懲戒処分のような強制手段を取ることはできるのでしょうか」

江尾社労士：「ここが実務上もっとも難しいところです。結論から言えば、マイナンバーの提示拒否だけを理由に懲戒処分を行うのは慎重であるべきです。そもそもマイナンバー法──正式名称は『行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律』──は、事業主に対して従業員のマイナンバーを収集する義務を課しています。しかし、従業員が提示を拒否した場合の直接的な罰則は設けていません。つまり、法律の建付けとしては、事業者側に収集義務がある一方、本人が拒否した場合に刑罰を科す仕組みにはなっていないという非対称な構造なのです」

画猫さん：「法律に罰則がないのに、就業規則で『拒むことはできない』と書いてあるのは矛盾しませんか？」

江尾社労士：「矛盾しているように見えますが、そうではありません。法律と就業規則では、そもそも働く場面が違うのです。マイナンバー法は国と個人の関係を定める法律ですから、「提示を拒否した個人に罰則を科すかどうか」という話になります。そして、現行法はそこに罰則を置いていない。一方、就業規則は会社と従業員の間の約束事──労働契約上のルール──を定めるものです。マイナンバー法が事業者に収集義務を課している以上、会社としてはその義務を果たすために従業員の協力が必要になる。第3条第3項は、その協力義務を労働契約上のルールとして明文化したものです。ただし、協力義務に違反したことをもって直ちに懲戒処分に踏み切れるかどうかは別の話です。マイナンバーの提示拒否だけを理由に懲戒解雇や本採用拒否を行えば、処分の相当性を欠くと判断されるリスクが高いでしょう」

画猫さん：「では、Eさんが拒み続けた場合、実務としてはどう対応すればいいのでしょうか」

江尾社労士：「大切なのは段階を踏むことです。まず第一に、なぜマイナンバーの提示が必要なのかを丁寧に説明してください。このとき活用すべきなのが第3条第4項です。ここには『パート社員から提出された個人情報については、会社は人事労務管理上の手続きにおいてのみ使用し、その他の目的で使用しない』と明記されています。さらに個人番号については第3項に定めた内容──つまり雇用保険や社会保険の届出、年末調整、源泉徴収票の作成──に限って使用する、と明確に利用範囲が限定されている。この利用目的の限定を、Eさんに対して具体的に説明することが第一歩です」

画猫さん：「第4項の説明ですね。「何に使うのか」を明確にして、それ以外には絶対に使わないと伝える……」

江尾社労士：「そうです。加えて、会社がマイナンバーを安全に管理するための措置──たとえば、マイナンバーを取り扱う担当者を限定していること、施錠できる場所に保管していること、アクセス権限を設定していることなど──を具体的に伝えると、Eさんの不安を和らげる効果があります。マイナンバー法は事業者に対して安全管理措置を義務づけていますから、その措置の内容を見える形で示すことが大事なポイントです」

画猫さん：「なるほど、安全管理措置の説明もセットにするわけですね」

江尾社労士：「はい。第二に、説明を行ったにもかかわらず提示を拒否された場合は、その経緯を必ず記録してください。いつ、誰が、どのような説明をして、本人がどのような理由で拒否したのか。これは、行政機関への届出でマイナンバーの記載がない場合の説明資料として必要になります。実際、国税庁の通達でもハローワークの実務でも、本人がマイナンバーの提示を拒否した場合には、その旨を記録した上で届出書にはマイナンバーを記載せずに提出すれば受理されるという取り扱いが示されています」

画猫さん：「届出自体はマイナンバーがなくても受理されるのですね。それなら少し安心しました。でも、会社としては収集義務があるわけですから、最初から『出さなくてもいいですよ』と言ってしまうのもまずいですよね」

江尾社労士：「おっしゃるとおりです。会社としては収集に向けた努力を尽くしたことを記録として残せるようにしておく必要があります。個人情報保護委員会が公表しているガイドラインでも、繰り返し提示を求めること、提示を求めた記録を残すことが推奨されています。ですから、Eさんには一度で諦めるのではなく、入社後の適切なタイミング──たとえば年末調整の時期や、社会保険の届出が必要になった時期──に改めてお願いするなど、継続的に働きかけてください。ただし、その際に威圧的な態度で迫ったり、提示しないことを理由に不利益な取り扱いをしたりするのは厳禁です」

画猫さん：「わかりました。まとめると、�@第4項の利用目的と安全管理措置を丁寧に説明する、�A拒否されたら経緯を記録する、�B届出はマイナンバーなしで提出する、�C継続的に提示をお願いする──という手順ですね」

江尾社労士：「そのとおりです。もう一点、第3条第5項もあわせて確認しておきましょう。『提出書類の記載事項に変更があった場合は、速やかに会社に届け出なければならない』とあります。マイナンバーに限らず、住所変更、氏名変更、扶養家族の変更、通勤経路の変更など、入社後に届出事項が変わることは珍しくありません。特にパート社員の場合、扶養の範囲内で働いている方が勤務時間の増加で扶養を外れるケースなど、届出が必要な変更が意外と多い。採用時の案内文書に、変更届出の義務があることもあわせて記載しておくとよいでしょう。採用時の書類提出はゴールではなく、継続的な情報管理のスタートです。特にパート社員は雇用形態の変更が起きやすいので、定期的な情報更新の仕組みを作っておくことをおすすめします」

トラブル2：「試用期間を延長するって、いきなり言われても……」──試用期間延長における協議不足と14日ルールの落とし穴

画猫さん：「先生、もう1件ご相談があります。先月、無期労働契約で採用したパート社員のFさんについてです。Fさんは入社して2カ月が経つのですが、直属の上司から『仕事の覚えが遅い。試用期間を延長してほしい』と申し出がありました。上司はFさんに対して、廊下ですれ違ったときに『あなたの試用期間、延長になりますので』とだけ伝えたそうです。Fさんは納得していない様子で、私のところに来て『そんなの聞いていません。そもそもパートなのに試用期間なんてあるのですか？』と不満を漏らしています」

江尾社労士：「これはいくつもの問題が重なっていますね。順番に整理していきましょう。まず、Fさんの『パートなのに試用期間なんてあるのか』という疑問からです。第4条第1項を見てください。『無期労働契約で新たに採用したパート社員については採用の日から○カ月の試用期間を設ける』とあります。ここで重要なのは、冒頭の『無期労働契約で新たに採用した』という限定です」

画猫さん：「第1章のときに学んだ、有期と無期の違いがここにも出てくるのですね。つまり、我が社の就業規則では有期パートに試用期間の定めがない……」

江尾社労士：「そのとおりです。有期労働契約の場合は、契約期間そのものが『お互いを見極める期間』としての機能を持っています。たとえば6カ月の有期契約であれば、その6カ月間で適性を判断し、次の更新をするかどうかで対応できるため、あえて試用期間を設ける必要性が低い。一方、無期労働契約は契約期間の定めがありませんから、採用後に適性を見極める仕組みとして試用期間が必要になる。この設計思想を、第1章の第2条──有期と無期の2類型──に立ち戻って理解しておくことが大切です」

画猫さん：「Fさんは無期パートですから、試用期間は適用されるわけですね。では、試用期間の延長についてはどうでしょうか。上司がFさんに一方的に『延長します』と伝えたのは問題がありますか？」

江尾社労士：「大いに問題があります。第4条第1項の但書きを見てください。『ただし、本人との協議により、試用期間を延長することがある』とあります。ここに『本人との協議により』という文言が入っている点が決定的に重要です。協議というのは、一方的な通知ではなく、双方が対話して合意形成を目指すプロセスです。廊下ですれ違いざまに『延長になりますので』と伝えるのは、どう見ても協議とは言えません」

画猫さん：「協議と通知は違う、ということですね。では、具体的にどのような手順を踏めば『協議した』と言えるのでしょうか」

江尾社労士：「実務的には、次の4つのステップが必要です。第一に、試用期間中のFさんの業務遂行状況について、具体的な事実に基づいて評価を伝えること。『仕事の覚えが遅い』という抽象的な表現ではなく、たとえば『レジ操作の手順を3回説明したが、まだ一人でできない』『棚卸しの記録に毎回記入漏れがある』など、具体的にどの業務のどの部分が基準に達していないのかを説明する。第二に、延長の理由と延長後の期間──何カ月延長するのか──を明示すること。第三に、延長期間中に達成すべき目標を提示すること。そして第四に、これらについてFさんの意見を聞き、質問や懸念に丁寧に回答すること。この一連の対話のプロセスが『協議』です」

画猫さん：「なるほど。具体的な事実に基づく評価、延長期間の明示、目標の設定、そして対話の4ステップですね。ところで先生、もしFさんが『延長には同意しません』と言った場合はどうなるんでしょうか？ 協議であって同意とは書いていないので、会社側が最終決定できるのでしょうか」

江尾社労士：「鋭い指摘です。条文には『本人との協議により』とあり、『同意を得て』とは書いていません。第5条の有期パートの異動のように『同意を得た上で』と明確に書かれている規定と比べると、協議は合意に至ることまでは必須としていない、と読む余地はあります。ただし、協議を全く経ずに延長した場合や、形だけの協議で本人の意見を一切聞かなかった場合は、『協議により』という要件を満たしていません。協議の結果、最終的に会社が延長を決定する場合でも、本人の意見を聞いた上でなぜ延長が必要なのかを丁寧に説明するプロセスが不可欠です。そして、その協議の内容──誰が、いつ、どこで、何を話し合い、本人がどう回答したか──を面談記録として書面に残してください」

画猫さん：「面談記録、大事ですね。では、もう一つ伺いたいのですが、第4条第2項に『試用期間中にパート社員として不適格と認められた者は本採用しない』とあります。その後段に『雇入れの日後14暦日を経過していない場合は、労働基準法第20条に定める手当は支払わない』とありますが、これはどういう意味でしょうか」

江尾社労士：「これは実務上非常に注意が必要な条文です。労働基準法第20条は、解雇する場合には少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金──いわゆる解雇予告手当──を支払わなければならないと定めています。ただし、同法第21条で、試みの使用期間中の者で雇入れの日後14暦日を経過していない場合は、この解雇予告の規定を適用しないとされています。第4条第2項の後段はこの法律の規定を就業規則に落とし込んだものです。注意していただきたいのは、14暦日というのは労働日ではなく暦の日数──つまり休日も含む──であるという点です」

画猫さん：「つまり、入社から暦日で14日以内であれば、解雇予告も解雇予告手当もなしに本採用を拒否できる、ということですか？」

江尾社労士：「解雇予告の手続きが不要になるという意味ではそのとおりです。しかし、ここに大きな落とし穴があります。解雇予告が免除されるのはあくまで手続き面の話であって、解雇権濫用法理──労働契約法第16条──の適用まで免除されるわけではありません。つまり、入社から14日以内であっても、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇は無効です。『14日以内なら自由に辞めさせられる』と誤解している管理職が少なくありませんが、それは極めて危険な認識です」

画猫さん：「14日以内でも、不当解雇になり得るのですね。試用期間中の本採用拒否は、法的には『解雇』に該当するのでしょうか」

江尾社労士：「はい。最高裁判例──いわゆる三菱樹脂事件──で確立された考え方によれば、試用期間中の本採用拒否は留保解約権の行使、すなわち解雇と位置づけられています。通常の解雇より広い範囲で認められる傾向はありますが、それでも客観的に合理的な理由が必要です。Fさんのケースに即して言えば、『仕事の覚えが遅い』だけでは理由として不十分です。具体的にどのような教育・指導を行い、どの程度の改善機会を与えたのかが問われます。試用期間は『会社が一方的に切れるカード』ではなく、『お互いが見極める期間であると同時に、会社には教育・指導の義務がある期間』なのです」

画猫さん：「上司にもそのことをしっかり伝えないといけませんね。ちなみに、第4条第3項に『試用期間は勤続年数に通算する』とありますが、これはどういう場面で意味を持ちますか？」

江尾社労士：「たとえば年次有給休暇の付与日数の算定です。第12条の年次有給休暇は、雇入れ日から6カ月間の継続勤務を要件としていますが、試用期間中の期間もこの6カ月に含まれます。もし試用期間を勤続年数に通算しなければ、試用期間満了後からカウントが始まり、年次有給休暇の付与が遅れてしまう。これは従業員にとって不利益です。第4条第3項はそうした不利益を防ぐための規定です。ただし但書きに『これと異なる取扱いをするときは別に定める』とありますから、特定の制度では試用期間を算入しない設計もあり得ます。もっとも、あっぱれ商事のパート就業規則では第51条で退職金は原則不支給としていますから、ここでは主に有給休暇と特別休暇の勤続要件で意味を持つことになります」

画猫さん：「Fさんへの対応としては、まず上司の一方的な延長通知を撤回して、改めて正式な協議の場を設けるべきですね」

江尾社労士：「そうです。そして協議の場では、Fさんの業務遂行状況について具体的な事実を示した上で、延長の理由と期間、延長中に達成してほしい目標を伝え、Fさんの意見や不安をしっかり聞いてください。面談には直属の上司だけでなく人事担当の画猫さんも同席すると、手続きの公正さが担保されます。そして協議の内容は必ず面談記録として書面に残しておくこと。これが万が一、後日トラブルに発展した場合の重要な証拠になります」

おわりに

画猫さん：「今日のお話で、第3条と第4条のわずか2条に、これだけ実務的な注意点が詰まっていることがわかりました。マイナンバーの『拒めない』という文言の背景にある法律の構造や、試用期間の14日ルールの本当の意味──どちらも条文を表面的に読んだだけでは見えてこない部分でした」

江尾社労士：「就業規則の条文は、法律の趣旨を自社の実態に落とし込んだものです。だからこそ、条文の文言だけでなく、その背後にある法律の趣旨──なぜこの規定があるのか──まで理解しておくことが大切なのです。第2章の『採用』は、会社とパート社員の信頼関係を築く最初の接点です。ここで丁寧な手続きを踏むことが、入社後のあらゆるトラブルの予防につながります。マイナンバーの説明も、試用期間の協議も、根っこにあるのは『相手に誠実に向き合い、きちんと対話する』ということ。これは人事の仕事のすべてに通じる姿勢ですね」

画猫さん：「そうですね。Eさんには改めてマイナンバーの利用目的と安全管理措置を丁寧に説明して、Fさんには上司と一緒に正式な協議の場を設定します。それと、入社時のチェックリストも、今日の内容を踏まえて見直します」

江尾社労士：「チェックリストの見直しはとても良い取り組みです。マイナンバーの説明文書や、試用期間の面談フォーマットをあらかじめ整備しておけば、担当者が変わっても同じ品質の手続きが維持できます。次回は第3章『人事』を取り上げましょう。有期パートと無期パートで異動のルールが異なること、正社員転換制度の周知義務など、現場の管理職が迷いやすいテーマが並んでいますよ」

参照条文一覧

社会保険労務士　江尻育弘